背景原因BACKGROUND
小型民宿一天要處理很多事：確認客人資料、整理名簿、讓現場的人知道誰已經登記好了。這些事原本靠人記、靠訊息一則一則傳，很容易漏。我想用一套自己做的小系統，把這些固定流程交給電腦。
- 登記資料要現場收客人到了才填，櫃台容易卡住，也容易填錯。
- 住宿者名簿要保存護照影本、簽名、同意書要整理成可查的紀錄。
- 誰登記好了，要馬上知道客人什麼時候填完、有沒有漏填，現場人員常常還要再問一次。
- 早到客人容易誤會15:00 前到的客人以為可以進房，其實只能寄放行李。
- 多語言客人客人來自不同國家，說明需要用他們看得懂的語言。
我做的不是一個表單，而是一條從「客人登記」到「現場人員收到通知」的完整流程。
怎麼試玩TRY IT
- 客人登記右上可切換六種語言：繁中、簡中、日文、英文、韓文、法文。
- 填寫資料輸入任意虛構姓名、地址、Email，用手指或滑鼠簽名。
- 上傳護照按「上傳護照照片」，會用一張虛構的範例護照示範：上傳後自動加上浮水印，還能對照加浮水印前後。
- 選抵達時間選 13:00 會看到「15:00 前僅能寄放行李」；改選 16:00，提示就消失。
- 看管理後台送出後，剛填的資料會出現在預約一覽的第一列，點一列可看詳情。
- 看 LINE 通知客人送出後，LINE 群組會馬上收到「登記完成」通知，內容有住宿者、入住日與預計抵達；早到的客人還會有紅字提醒。
這是虛構的範例：所有姓名、住址、預約資料與護照皆為假資料。範例站不會讀取你的任何檔案，也不會把資料存到雲端，重新整理就還原。
成效RESULT
已實際用在營運中，並依現場回饋持續調整。
以下以一間小型民宿、每月約 30 組入住估算；每項時間是我自己操作的粗略感受，不是精確量測，實際會因人而異。
- 收集客人資料以前逐一訊息詢問，約 10 分鐘／組現在客人自行填寫，我只需確認，約 2 分鐘／組省下約 8 分鐘／組
- 整理住宿者名簿以前手動貼表格，約 5 分鐘／組現在自動整理、可直接列印省下約 5 分鐘／組
- 通知現場人員以前每組都要手動傳訊息通知現在客人一填完，自動推送 LINE 群組省下少一道手動通知
- 早到客人的確認以前事後溝通，約 5 分鐘／組現在登記時就看到提示省下少一次來回訊息
未來規劃NEXT
接下來會照實際使用的需要，一項一項做。
可以再新增的功能
- 門鎖密碼自動寫入登記完成後，自動把密碼設定到智慧鎖。
- 客人完成率統計看多少客人在入住前已完成登記。
想再優化的地方
- 登記表更簡短欄位再精簡，縮短填寫時間。
- 通知文案更口語讓現場人員一眼看懂。
- 程式碼整理讓之後維護更容易。
想讓你的民宿也有一套自己的入住系統嗎？
流程可以依你的房型與習慣調整，從小地方開始也行。
作品日誌LOG
做這個作品時寫下的日常紀錄，會自動整理在這裡。